Každý pluk (případně odloučený prapor, prapor polních myslivců apod.) měl povinnost během války bezprostředně po boji sepsat seznam, obsahující údaje o všech ztracených příslušnících - padlých, raněných, nezvěstných a zajatých. Tento seznam (zpracovaný nejprve po setninách, následně většinou sloučený pro celou jednotku) byl okamžitě odesílán do Vídně, kde sloužil jako podklad pro vypracování seznamů ztrát, které vycházely tiskem (zdatabázované k dispozici zde, v naskenované formě pak zde). Originální (plukovní) seznamy ztrát však krom jména, příjmení, roku narození, místní příslušnosti, jednotky a typu ztráty obsahovaly také datum a místo boje, v němž ke ztrátě došlo, kteréžto údaje nebyly do tištěných seznamů přejímány. Navíc jsou originální seznamy samozřejmě vedeny po jednotlivých jednotkách a chronologicky, takže tvoří výtečný podklad pro studium dějin vybrané jednotky.
Jak už řečeno, plukovní seznamy ztrát jsou použitelné k vytvoření přehledu dat a míst bojů dané jednotky s velice podrobným udáním počtu a typů ztrát v každém boji. Obsahují tudíž jména a údaje značné části mužů, kteří plukem během války prošli - kompletní soubor za celou válku tvoří pro pěší pluku zpravidla přes 20 000 jmen (včetně opakovaných výskytů téže osoby). Bohužel kvalita zpracování seznamů není jednotná (a bylo to předmětem kritiky rakouských úřadů už za války), takže v případě některých jednotek chybí některé záznamy (místo boje, datum boje, místní příslušnost osoby... v extrémním případě je seznam tvořen jen řadou jmen bez jakýchkoliv dalších informací). Proto jsou seznamy některých jednotek použitelné pouze částečně, některých prakticky vůbec. Podle našich zkušeností patří ovšem seznamy jednotek z Českých zemí k těm, které jsou zpracovány kvalitně. To nás přivedlo na myšlenku pokusit se plukovní seznamy ztrát digitalizovat.
Podrobnější popis celého projektu je k nalezení zde.
Vojáci v činné službě nebyli zaznamenáváni do civilních matrik v místě bydliště, ale jejich úmrtí (případně sňatky nebo narození dětí) byla zaznamenávána do vojenských matrik vedených jednotlivými pluky (případně prapory polních myslivců apod.). Tyto matriky pro jednotky z Českých zemí jsou v digitalizované formě z velké části přístupné na Digitální studovně Ministerstva obrany, která by do budoucna měla nabízet i jejich přepis. Zatím jsou však přepsány jen částečně (jména vojáků s datem narození/úmrtí), pro naši činnost jsme však potřebovali provést kompletní přepis některých z nich.